Datenschutz im Notarbüro

Die Vertraulichkeit und der Schutz der Privatsphäre der Mandanten haben im Notarbüro einen besonders hohen Stellenwert. Wir möchten Sie im Folgenden darüber in Kenntnis setzen, welche personenbezogenen Daten wir nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten. Der Information können Sie auch entnehmen, welche Rechte Sie bezüglich Ihrer Daten haben.

I. Einleitung
Vertraulichkeit und der Schutz der Privatsphäre der Mandanten haben im Notarbüro einen besonders hohen Stellenwert. Wir (Verantwortlicher) möchten Sie im Folgenden darüber in Kenntnis setzen, welche Informationen wir beim Besuch unserer Webseite erfassen und wie personenbezogene Daten dabei genutzt werden. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, IP-Adresse, E-Mail-Adresse, Kontodaten, verwandtschaftliche Beziehungen, Eigentumsverhältnisse und Nutzerverhalten.
II. Kontaktdaten
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist:
Notariatsverwalterin Laura Henn
Severinstraße 14
18209 Bad Doberan
Telefon: 038203 14862
E-Mail: notariatsverwalterin.henn@t-online.de
Der bestellte Datenschutzbeauftragte ist die Gesellschaft für notariellen Datenschutz mit beschränkter Haftung (GNotDS), Ehrensteinstraße 33, 04105 Leipzig, E-Mail: datenschutz@gnotds.de.
III. Automatische Speicherung von Daten durch Besuch unserer Webseite
Bei der bloß informatorischen Nutzung der Webseite erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt und die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Webseite anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Erfasst werden folgende Informationen:
– IP-Adresse
– Datum und Uhrzeit der Anfrage
– Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
– Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
– übertragene Datenmenge
– Webseite, von der die Anforderung kommt
– Browser
– Betriebssystem und dessen Oberfläche
– Sprache und Version der Browsersoftware.
Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten gelöscht.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO.
IV. Kontaktmöglichkeit
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name, die Thematik und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihr Anliegen bearbeiten zu können und ggf. einen Termin mit Ihnen zu vereinbaren. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Wir verarbeiten diese Daten zunächst gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit dies zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Eine spätere Verarbeitung erfolgt, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind (lit. c)) oder es zur Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe (lit. e)).
Bitte beachten Sie, dass die Vertraulichkeit bei der übermittelten Information per E-Mail nicht gewährleistet ist. Wir empfehlen Ihnen daher, uns vertrauliche Informationen ausschließlich über den Postweg zukommen zu lassen. Ihre Daten werden von uns ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet. Ihre Daten werden streng vertraulich behandelt.
V. Online-Formulare
Zur digitalen Mandatsannahme setzen wir den entsprechenden Service der Bundesnotarkammer Körperschaft des öffentlichen Rechts, Anton-Wilhelm-Amo-Straße 34, 10117 Berlin („Bundesnotarkammer“) ein. Die Bundesnotarkammer bietet uns ein modernes System für die Mandatsannahme und Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit uns möglichst einfach die notwendigen mandatsbezogenen Informationen zukommen lassen. Die Bundesnotarkammer wird hierbei für uns als Auftragsverarbeiter tätig. " Je nach Formular und Fall werden verschiedenste in den jeweiligen Feldern ersichtliche Daten und Informationen abgefragt. Hierzu zählen u.a. aber nicht notwendigerweise: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und weitere Kontakt- sowie fallspezifische Daten. " Ihre Daten inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen werden kurzzeitig automatisch in der von der Bundesnotarkammer genutzten Microsoft Azure Cloud gespeichert und im Anschluss an uns weitergeleitet. Die Bundesnotarkammer ist hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten zur Verschwiegenheit (nach §§ 69a BNotO iVm 81a BNotO) verpflichtet. Die Bundesnotarkammer verarbeitet die Daten ausschließlich auf unsere Weisung und für die vorgenannten Zwecke. Microsoft und die Bundesnotarkammer haben zudem eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen sowie eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit von Microsoft im Sinne des § 26a BNotO. Daten im Zusammenhang mit der digitalen Mandatsannahme werden von Microsoft nur auf dieser Grundlage und nur innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über eine Transportverschlüsselung per Secure Socket Layer (SSL/TLS). " Ihre Daten werden für die Zwecke der Mandatsbearbeitung erfasst und verarbeitet, so wie es auch außerhalb der digitalen Mandatsannahme bei uns der Fall war und ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, wonach die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, erforderlich ist. Die von Ihnen im Formular eingegebenen Daten verbleiben bei uns entsprechend der zwingenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen. Bei Nutzung der „Formular speichern / teilen“ Funktion werden Ihre Online-Formulareingaben verschlüsselt und anonymisiert für 30 Tage gespeichert. Wird das Online-Formular nicht innerhalb dieser 30 Tage an uns übermittelt, erfolgt die vollständige Löschung der Formulareingaben automatisch. Eine Aufforderung zur Löschung Ihrerseits ist in diesem Fall nicht notwendig.
VI. Cookies
1. Technisch notwendige Cookies
Unsere Webseite verwendet Cookies. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden. Beim Aufruf einzelner Seiten werden Cookies verwendet, um die Navigation zu erleichtern. Diese session (temporäre) und persistent Cookies beinhalten keine personenbezogenen Daten und verfallen nach Ablauf der Sitzung und nach einer bestimmten Dauer.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO.
2. Einstellungsmöglichkeit
Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z.B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie dann eventuell nicht alle Funktionen dieser Webseite nutzen können.
VII. Technische Infrastruktur für die Verarbeitung
Unsere Webseite wird von einem IT-Dienstleister als externen Empfänger der Datenverarbeitung in unserem Auftrag und entsprechend unserer Vorgaben technisch betreut.
VIII. Ihre Rechte
Bitte kontaktieren Sie uns jederzeit, wenn Sie sich informieren möchten, welche personenbezogenen Daten wir über Sie speichern bzw. wenn Sie diese berichtigen oder löschen lassen wollen. Bitte haben Sie Verständnis, dass Auskunftsanfragen unsererseits nur beantwortet werden dürfen, wenn dem nicht die notarielle Berufsverschwiegenheit gem. § 18 BNotO entgegensteht. Des Weiteren haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
In diesen Fällen wenden Sie sich bitte direkt an uns bzw. an datenschutz@gnotds.de.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit besteht gemäß Art. 20 Abs. 3 Satz 2 DSGVO dann nicht, wenn die Datenverarbeitung der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben dient. Sie haben ferner das Recht, sich an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
IX. Newsfeed der Bundesnotarkammer
Unsere Webseite hat einen Newsfeed der Bundesnotarkammer integriert. Aus technischen Gründen erfolgt dies, indem diese Inhalte vom Browser von anderen Servern geladen werden. In diesem Zusammenhang wird die aktuell von Ihrem Browser verwendete IP und der verwendete Browser des anfragenden Systems übermittelt. Bitte beachten Sie diesbezüglich die Datenschutzerklärungen der Bundesnotarkammer https://www.bnotk.de/datenschutz.
Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO.
X. Erhebung weiterer Daten
Eine darüberhinausgehende Datenerhebung bei Nutzung unserer Webseite findet nicht statt.
XI. Sicherheit
Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen. So werden Ihre Daten in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich ist.
Diese Webseite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogene Daten und anderer vertraulicher Inhalte (z.B. Bestellungen oder Anfragen an den Verantwortlichen) eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Sie können eine verschlüsselte Verbindung an der Zeichenfolge „https://“ und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile erkennen.
XII. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2026.
Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unserer Webseite unter https://www.notariatsverwalterin-henn.de von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.

Datenschutzerklärung für Bewerber

Wir haben Ihre Bewerbung erhalten und sind erfreut, dass Sie unser Team verstärken wollen. Wir (Verantwortlicher) möchten Sie im Folgenden darüber in Kenntnis setzen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen einer Bewerbung verarbeiten und Ihnen in diesem Zusammenhang weitere Informationen übermitteln. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
1. VERANTWORTLICHKEIT FÜR DIE DATENVERARBEITUNG
Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung Ihrer Bewerbung ist:
Anschrift: Notariatsverwalterin Laura Henn der Amtsstelle des Notars Dr. Ulrich Braunert, Severinstraße 14, 18209 Bad Doberan
Telefon: 038203 14862
E-Mail: notariatsvewalterin.henn@t-online.de
Der bestellte Datenschutzbeauftragte ist die GNotDS Gesellschaft für notariellen Datenschutz mit beschränkter Haftung, Ehrensteinstraße 33, 04105 Leipzig, E-Mail: datenschutz@gnotds.de.
2. ZWECK DER DATENVERARBEITUNG UND RECHTSGRUNDLAGEN
Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Sie für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Hierfür ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b), Art. 9 Abs. 2 lit. b), Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG iVm Landesrecht, § 164 SGB IX. Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Außerdem erheben wir weitere Daten, die für den Vollzug des Arbeitsverhältnisses erforderlich sein werden. Dazu gehören beispielsweise für die Lohnabrechnung erforderlichen Daten.
3. KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN
Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Name, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln. Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken.
4. EMPFÄNGER IHRER DATEN
Ihre personenbezogenen Daten aus der Bewerbung werden grundsätzlich nur durch uns verarbeitet, mit Dienstleistern wie dem Host-Provider, Wartungspersonal für unsere Server oder Entsorger von Datenträgern gibt es Auftragsverarbeitungsvereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO.
5. ÜBERMITTLUNG INS DRITTLAND
Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.
6. SPEICHERUNG IHRER DATEN
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange diese für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich sind. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist.
Dabei werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist. Sofern es zu einem Beschäftigungsverhältnis kommt, speichern wir alle Daten, die für den Vollzug des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Solche Daten werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses wieder gelöscht, es sei denn, es gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten die uns dazu verpflichten, Ihre Daten über die Dauer des Arbeitsverhältnisses hinaus zu speichern.
7. IHRE RECHTE
Als Bewerber bei uns haben Sie je nach der Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Sie uns jederzeit kontaktieren können:
a. Auskunft
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein;
b. Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
c. Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
d. Widerrufsrecht
Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Hierzu können Sie uns jederzeit unter den oben genannten Daten kontaktieren.
e. Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.
Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem nationalen Recht erforderlich. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:

zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder dem nationalen Recht
zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

f. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn:

die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber den Ihrigen überwiegen. Wurde die Verarbeitung gemäß diesem Buchstaben f eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Haben Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

g. Beschwerderecht
Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt
8. ERFORDERLICHKEIT DES BEREITSTELLENS PERSONENBEZOGENER DATEN
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns und den damit verbundenen Bewerbungsprozess gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, können wir nicht entscheiden, ob Sie für die Tätigkeit in unserem Büro geeignet sind.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Ihr Notarbüro